高校图书馆文献资源建设过程中的质量控制探讨

高校图书馆文献资源建设过程中的质量控制探讨
摘 要: 文献资源建设质量的高低直接关系到高校图书馆为教学与科研服务的质量问题，也就是图书馆的教育职能与情报职能能否得到充分的发挥。因此不断提高文献资源建设的质量，充分满足读者的阅读需求便成为各高校图书馆共同追求的奋斗目标。本文只就高校馆文献资源建设的质量控制问题开展一些探讨。
关键词: 高校图书馆 文献资源 建设 质量控制
作为集文献、情报于一体的高校图书馆，已成为高校教学与科研的重要辅助科研机构，与师资力量、实验设备并称为“现代大学的心脏”。人们已愈加重视高校图书馆的建设，无论从建筑规模，内部设施，自动化设备、文献购置费等都给以极大的投入。在各种硬件条件都得到加强的同时，其软件(文献资源建设)的建设显得尤为重要。
一、高校图书馆文献资源建设质量控制的特殊意义
图书馆藏书是人类宝贵的知识财富，是满足整个社会图书情报需求的主要知识源。众所周知，文献情报资源是发展科学教育事业及国民经济的重要条件，一个国家经济的强弱，在很大程度上取决于该国的科学技术水平，而这种水平在很大程度上又取决于该国的情报吸收能力。在当前竞争日益激烈的时代，谁掌握的文献资源多，谁就可以取得领先地位。正因为如此，国外许多人把图书情报资源看作是人类的“第二资源”，同材料、能源并列，作为发展国民经济的三大支柱。显然，这种第二资源同其他物质资源一样，也需要建设与开发。
文献资源建设质量控制是高校图书馆在文献补充过程中，依据文献建设的原则，根据本馆采购方针对所购入的文献，从需求调查、文献出版、发行、采购过程及文献利用评价等诸环节进行质量跟踪，确保采集到优秀的适合本馆读者需求的文献。高校图书馆藏书建设是高校馆的一项基础性工作，是开展图书馆各项读者服务工作的基础和保障，资源建设质量的优劣直接关系到馆藏服务质量的高低，从某种意义上说甚至决定着高校图书馆整体服务的水平，近几年来，随着市场经济体制的运行以及知识经济时代的到来，一方面图书市场日益繁荣，书价不断上涨，出版社大量增加，销售发行渠道日益多样，出版物数量与种类急剧攀升、质量良莠不齐；另一方面读者需求也日益多样化，整个高校的文献资源建设工作面临新的形势。因此，如何充分发挥有限经费的作用，确保文献建设质量，极大地满足教学、科研的需求则成为高校图书馆不能回避的一个重要课题。
二、高校馆文献资源建设应遵循的体系标准
高校图书馆是三大类型图书馆(高校图书馆、公共图书馆、科研院所图书馆)之一，是隶属学校的教学辅助单位，它的任务是为学校的教学及科研服务的，其藏书建设必须符合学校的教学与科研任务要求，因此高校图书馆的藏书资源体系应有它自己独特的地方。
（一）高校馆文献资源建设指导方针
国家教育委员会颁布的《普通高等学校图书馆规程》明确规定:“高等学校图书馆是学校的文献情报中心，是为学校的教学和科研服务的学术性机构”。《规程》要求各高等学校图书馆“根据学校教学和科学研究的需要及馆藏基础，通过多种途径，有计划、有重点地补充国内外书刊资料，逐步形成具有本校专业特色的藏书体系”。为了达到这个目标，高校图书馆的藏书采购指导方针应该是:以教学科研用书为主，兼顾课外阅读的需要。
（二）高校馆文献资源特点要求
高校图书馆的主要任务是为本校的教学和科研服务，这就决定了它的藏书必须和本校所设的专业及其承担的教学科研任务相适应。根据高校图书馆藏书的作用和读者使用的特点，我们可以把高校图书馆的藏书分三种类型:教学用书、科研用书和课外阅读用书。三种类型的藏书都有其各自的特点。
1.教学用书。主要指在各门课程的教学过程中，教师给学生指定的必须阅读的主要参考书和一般参考书。它们在使用上应具备如下特点:（1）有一定的规定性:教学参考书通常从书名、作者到版次都有明确、具体的要求，即使内容相同的文献一般也不能互相代替。（2）有一定的规律性:教学参考书的使用和教学内容、教学环节紧密结合，读者随着教学过程的进行而对它们提出需求。（3）要有一定的“复本”。教学参考书的使用人数和使用时间比较集中，必须配备较多的复本才能满足需要。对于教学用书，高校图书馆的收藏要以大学级为主，以中文图书及少部分外文文献为主。其收藏比例视高校教学与研究之间的比重关系而定。
2.科研用书。主要指师生在进行科学研究时所需参考查找的各种文献资料。它们应具备的特点是:（1）全面系统:围绕高校承担的研究项目或研究课题而准备的科研用书，从内容和形式上看都比较全面和系统。既有与本学科、本课题直接有关的文献资料，又有与本学科、本课题间接相关的文献资料；既有正面的，也有反面的反映各种流派和观点的文献资料；既有现实的文献资料，也有历史性的文献资料。（2）范围广、种类多、数量大:科研用书分散在各种类型的文献中，一般要查找多种检索工具才能把它们集中起来。（3）种多册少:科研用书一般不需要大量复本，但要求文献资料的品种尽可能齐全。高校馆科研用书的文献收藏要达到研究级水平，文献类型要以外文著作、特种文献、期刊、会议文献及电子数据库文献为主，其比例与学校科研任务的比例相辅。
3.课外阅读用书。主要指师生为提高政治思想觉悟、扩大知识面、丰富文化生活，使德、智、体、美全面发展而使用的各种文献，其特点是:（1）读者对这类文献的要求主要是教育意义大、知识性强、艺术水平高、富有感染力。（2）由于读者的兴趣、爱好各异，使用这类文献的随机因素很大，难以掌握规律，因而它们的入藏十分广泛。以便满足读者的不同需要。（3）读者使用课外阅读用书，不同于教学用书有很强的规定性，也不同于科研用书有很强的针对性，而是具有较大的灵活性，往往可以用内容或题材相同的文献来替换。课外阅读用书的收藏要达到基础级藏书水平。其占整个文献收藏量的比例要适当。
（三）高校馆文献资源收藏范围
高校图书馆的藏书补充范围很难有一个固定的模式。从总体看，高校图书馆的藏书范围应以本校系、专业设置为中心，围绕有关的教学、科研任务来收集各种类型的具有较高学术水平的文献和其他普及性、娱乐性课外读物。具体说，高校图书馆的藏书范围应是:
1.教学参考书系统入藏。根据学生现实使用人数，按照公共基础课、专业基础课、专业必修课等不同课程层次，系统地收集有关教材、教学参考书和实习用书，并按照各类教学参考书的出版数量和内容质量，配备必要的复本，适当选择少量外文书刊。
2.科研用书重点入藏。凡是与学校科研任务有关的文献资料都要重点收藏，包括中外文的文献。在文献类型上，应包括图书、期刊、内部资料和其他连续出版物。特别要注意入藏各种有关的参考工具书和检索工具书。
3.课外阅读用书全面广泛地选择入藏。这类书包括政治理论、思想修养、道德法纪、科学普及、文学艺术、社会生活等方面，内容广泛，形式多样，是师生们共同需要的藏书。要在保证教学用书和科研用书的基础上，尽可能全面、广泛地选择那些有教育意义、知识性强、艺术水平高的书刊入藏。
4.本校的出版物完整收藏。作为高校图书情报资料中心，高校图书馆有责任完整收藏本校的一切出版物，包括本校编印的讲义、教材、参考资料、教学大纲、教学计划、科研规划、论文集、学报、校刊，本校教学和科研人员的论文、专著、译著，学生的学位论文、毕业论文以及本校人员参加国内外考察、学术交流的材料等。
高校馆文献资源建设有其自己的特色，其宗旨是为教学与科研服务，它是发挥情报职能及教育职能的根本保障，因此其建设标准要从学校的教学和科研出发，采集大学级及研究级的文献，其范围应包括各种类型出版物。其目标应是学生与教师阅读、研究所需的优秀文献。
三、文献资源建设采访过程中的质量控制
文献采访质量控制内容包括采访前、采访过程中及采访后的质量控制三个方面:
（一）采访前的质量控制
采访前的质量控制是图书采访质量控制的基础，这一控制主要通过提高采访人员的素质、制定图书采访计划、广泛征求读者意见三个途径得以实现。
1.提高采访人员的素质。在采访工作中，采访人员是图书采访的核心力量，其理论水平的高低、专业知识的熟练与否，直接影响图书采访质量。因此只有改变以往任何人都能从事采访工作的局面，对高校图书采访人员的素质提出要求，使采访人员的素质得到提高，才能从主观上保证图书采访的质量。
对高校图书采访人员来说，其素质要求包括两个方面:一是思想素质，在思想素质上，要求高校采访人员能坚持四项基本原则，坚持党的路线、方针、政策，有辨别是非的能力，讲政治、讲正气，在图书采访过程中能按图书采访的原则、既定的采访计划办事，不以个人好恶做取舍、不为利益所驱动，所采访的图书能正确反映我国在外交、军事、文化等诸多领域的政治观点，能引导大学生树立积极向上的、正确的人生观和世界观；同时，还要求高校采访人员必须热爱图书馆事业，能正确认识图书馆的性质、地位、作用，有勇于、乐于献身图书馆事业的信念，有强列的责任感、使命感，真正把图书馆事业作为我国文化事业的窗口，全心全意为读者服务。其次是业务素质，从业务素质来讲，高校馆采访人员要有合理的知识结构。要掌握信息学、经济学的基本理论，博学多才，要对某一专业或学科有比较深的研究，对其他各学科也要有相当的了解。要掌握一定的基本技能，要熟悉采访的各种程序，了解当前的出版、发行情况，能熟练使用采访工具，有一定的采访技巧，对各种不同形式的出版物能采取不同的采访方式，掌握并正确把握高校图书采访工作的原则、方针、政策，能严格控制采访风险，把好图书的进口关。
2.制定详细的图书采访计划。高校馆的图书采访计划包括近期计划和远期计划，其远期计划通常就是较长一段时期内馆藏建设所要达到的目标，如通过采访馆藏应该达到的规模、馆藏级别如何、馆藏结构如何等。而近期计划一般分年度制定，主要根据学校拨给馆内的经费、近阶段学校的重点任务、新专业的设立、旧专业的调整、科研项目的立项及结项等来制定，内容主要涉及诸如采购期刊与图书之间的比例、社科文献与理工科文献的比例、需重点采购的几大类图书、新设专业所需图书在采访上的适度倾斜、重点科研项目所需图书的严格保障以及购书经费预算
等。
3.广泛征求读者意见。进行读者调查、广泛征求读者意见，使采访工作从读者中来、回到读者中去，走“读者路线”，是确保图书采访质量的有效保障。高校馆一般都成立了高校图书情报工作委员会、学生图书管理委员会，因而还可充分利用它们作为联系广大读者与图书馆的桥梁。高校图书情报工作委员会的成员主要由各系室负责人、学科带头人组成。学生图书管理委员会主要由高校学生会的下属机构、它主要由各系、各班学生干部组成，它收集的意见在学生中具有广泛性、代表性。通过这两个机构的工作，可使图书采访真正体现从读者中来，读者第一的思想。也可使采访工作更有针对性，有利于提高文献利用率，从而达到提高采访质量的目的。
（二）采访过程中的质量控制
图书采访就采访方式来讲大体包括按各类书目进行预订、对集中性的具体任务采取现场采购和零星采购三种，因此采访过程中的质量控制也主要有三种情况:一是预订图书的质量控制，其过程包括精选图书、查重、验收等几个环节。二是对现场采购图书的质量控制。三是零订购图书的质量控制。采访过程中的质量控制是做好采访工作的关键所在，它是采访前质量控制与采访后质量控制的落脚点，它直接决定着采访工作的质量、馆藏质量、馆藏结构是否合理，决定着图书馆是否能更好地满足读者的需求。
1.预订图书的质量控制。目前高校馆所采购的图书大部分都是通过使用《社科新书目》、《科技新书目》、《全国新书目》、《大中专教材目录》等来预订的，因此使用书目预订图书是高校馆采购的主要方式。采访人员一定要根据在采访前制定的计划、原则、收集到的各种相关信息以及征订书目的信息精选图书。其过程包括预订前的查重工作、预订过程中的复本制定、预订图书到馆后的验收工作。通过精选图书、查重工作、建预订书目数据库以及验收措施，环环相扣，保证了图书的采访质量。精选图书是这一过程中的主要环节，要有充分的信息源做保证，要采用业务员初选，业务部门领导复审，单位主管终审的三重把关程序。查重是对己确定选购的文献在馆内入藏文献中查找，如果该种文献馆内己有所收藏则要进行订单二次处理(增加订购或是取消订购)。验收是对已到馆的文献进行核对，首先，文献验收人员要用发票或清单核对拆包的文献，查清单价、种册数、总金额，然后，将核对过的文献每种抽出一册样本逐一核对预订记录，看看收到的文献是否与预订的品种、册数相符，是否有多发、少发、错发、漏发及搭配现象。如发现问题，应及时与发货商联系解决。
2.现场采购图书的质量控制。现场采购是指具有一定规模的采购。如果高校馆遇到阶段性任务调整、或参加大型图书博览会则要进行现场采购。现场采购时，一定要做好采购前的准备工作，包括采购类别、数量、复本、经费额度的制定等。在采购中要运用一定的采访技巧，如尽量选购级别高的出版社及专家学者所著图书等。现场采购随机性大，各类别文献在采购数量上难以控制，且易重复采购。这便要求在采购之前，采访人员应充分了解读者需求信息，掌握馆藏文献补充重点，详细全面制定采购计划，采购当中还可借助现代化工具进行辅助查重，努力做到采购特点突出、采重率低、采购面广。
3.零订图书的质量控制。零订图书是采访人员根据读者的个别需求，以及部分出版社、编辑部门所邮寄的个别订单，以银行转帐或是邮局汇款等方式进行藏书补充的一种方法。这种方法具有一定的针对性，适合于查缺补漏。但在采购中一定要谨慎行事，因为这种方式是以先付款为前提条件的，且图书发行商较为零散，故对所购图书能否准时到货、图书质量能否得到保证都有一定的担忧。
（三）采访后的质量控制
图书采购回来后，从读者中收集反馈意见，从图书馆内部的工作情况总结经验是整个采访工作中质量控制很重要的两个方面，也是文献建设即采访工作的质量评价和总结
1.从读者中收集反馈信息。为读者服好务是图书馆的根本追求，因此采购回来的图书是否满足读者的需求则是评价质量的重要标准。高校馆可采取召开座谈会、设立读者意见箱、搞民意调查等多种形式了解读者对所购图书的意见，对那些特别适合读者需求而又数量较少的文献可以通过复选加以补充。对不符合读者需求的文献认真做好调查记录，在以后的采购中加以借鉴。
2.做好馆内各项统计工作。高校馆文献建设质量的好坏，最终都将通过所购图书的使用情况反映到图书馆的各项具体工作中，读者使用情况的几个量化标准准确地体现了文献建设工作的质量，如“藏书利用率”、“图书拒借率”等。藏书利用率是借阅总册次数除以馆藏文献资源总册数，它是馆藏文献资源质量评价的重要指标；图书拒借率是指在一定时间内，在用户提出的合理要求中，未借到的馆藏文献资源的总册次数与用户要求借阅的书刊总册次数之比。这两个数据是衡量图书是否满足读者需求的最主要的数据，对做好文献资源建设起着很大的作用。所以认真做好各项统计工作，从统计数据中发现各类图书的使用情况，便可以为经后的文献采购工作打下基础。
参考文献
[1]温丽君:《现阶段高校图书馆文献采访工作探讨》，载《图书馆论坛》，2006年3期。
[2]张俊慧：《高校文献采集工作质量探讨》，载《四川图书馆学报》，1998年第4期
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